In 2009 bracht LAgroup het boek ‘De zin die kleefde – en 50 andere tips voor ijzersterke plannen’ uit. In dit boek zijn door cultuuradviseurs Johan Idema en Roel van Herpt 51 tips, ideeën en strategieën beschreven. Het betreft handreikingen voor het maken van ijzersterke plannen én voor manieren waarop anderen – beleidsmakers, financiers, partners – voor de plannen gewonnen kunnen worden.

Ook anno 2018 nog zeer relevant
Omdat de tips & tricks ook anno 2018 nog zeer relevant zijn, ga ik hier in op een aantal tips uit het boek. Het gaat om tips voor goede plannen – beleidsplannen, businessplannen, bidbooks, subsidieaanvragen, et cetera. 'De zin die kleefde' is in eerste instantie gericht op de cultuursector, maar de lessen en tips zijn zo ingestoken dat ze ook zeer de moeite waard zijn voor ondernemers in leisure, voor beleidsmakers, citymarketeers, en anderen.

Graag licht ik hier drie tips van Idema en Van Herpt er kort uit. Ik doe dit omdat ik nogal eens plannen tegenkom die tekortschieten juist op de punten die hier worden aangestipt.

Tip 1: Kijk door de ogen van de ander
Veel fondsen en sponsoren kennen hem wel: de plannenmaker die met veel pijn en moeite vertelt wat zijn plan behelst, zonder dat duidelijk wordt wat er te zien of beleven valt vanuit het publiek gezien. De plannen gaan diep in op de achterliggende gedachten en inhoudelijke doelstellingen. Maar over wat nu de echte bezoekersbeleving is, hangt vaak nog een sluier van vaagheid. Vergeet daarom ook vooral niet om met je plan antwoord te geven op vragen zoals 'wat ervaart de bezoeker nu als hij/zij besluit om jouw expositie te bezoeken?', 'wat maakt dat de bezoeker verleid wordt om af te reizen naar jouw attractie?' en 'met welke inzichten stapt hij of zij weer naar buiten?' Kortom, communiceer je plan vooral ook vanuit het bezoekersperspectief. Hierbij kan het helpen om van vertelvorm te wisselen en in woord en beeld ook echt in de huid van de bezoeker te kruipen.

Tip 2: Never show up without a dummy
Een van de bekendste mantra's uit de designwereld is 'never show up without a dummy'. Een prototype, maquette of dummy maakt een idee concreet en tastbaar. Een plan met een dummy blijft je bij, nog los van hoe de dummy zelf wordt beoordeeld. Heb je dus het gevoel dat je (potentiële) financiers er gevoelig voor zijn, maak er dan gerust een. Dummies komen in vele varianten. Bedenk welke vorm het beste bij jouw plan past. Misschien is een maquette van je expositie of attractie wel de beste verleider? Of wellicht is jouw plan het meest gebaat bij een trailer met fraaie visualisaties of – eenvoudiger nog – een voorbeeldaffiche of -programmering? Zorg er in ieder geval voor dat je aanhoorders een plan om vast te pakken hebben.

Tip 3: Haalbaarheid: doe het (ook) zelf
De afgelopen 11 jaar heb ik heel wat plannen mogen beoordelen op financiële haalbaarheid. Een deel was voorzien van goed onderbouwde en realistische cijfers. Echter, regelmatig zijn plannen financieel nog maar mager onderbouwd of betreft het plannen die – erger nog – de hemel beloven zonder dat hier al te veel realiteitszin achter zit. In De zin die kleefde worden vier stappen benoemd die bijdragen aan een beter (onderbouwd) financieel plan:

  1. Benoem de voornaamste variabelen die je financiële haalbaarheid bepalen, zoals – aan de batenzijde – de bezoekersaantallen, de verwachte omzet per bezoeker en de inkomsten uit sponsoring of subsidie.
  2. Maak de risico's zichtbaar – maak inzichtelijk wat er gebeurt met de business case als die belangrijkste variabelen 10 of 20% hoger of lager uitpakken.
  3. Gebruik wat je weet en leer van anderen: benchmarken is hierbij het toverwoord.
  4. Calculeer conservatief: reken jezelf niet te rijk en ga uit van een behoudend scenario aan de inkomstenzijde en relatief hoge lasten. Vergeet vooral ook niet om ruimte voor financiële tegenvallers in te calculeren.

Pril leven is teer
Overigens: Idema en Van Herpt benadrukken in hun boek het belang van bidbooks. In de planfase is het beter om in de eerste plaats tijd en energie te stoppen in de ontwikkeling van een goed bidbook. Zo kunnen potentiële partners verleid en de haalbaarheid vergroot worden. Pas als het plan goed is uitgewerkt, is de tijd gekomen voor een volwaardig haalbaarheidsonderzoek.

Meer lezen? Via de website van Johan Idema is het boek gratis te downloaden als PDF. Wil je een hard copy van het boek bestellen? Kijk dan ook op de site van Idema of neem contact met ons op via secretariaat LAgroup.