It takes two to tango: 10 tips voor effectief opdrachtgeverschap

LAgroup werkt meer dan twintig jaar voor een breed scala aan opdrachtgevers. Voor deze opdrachtgevers hebben we vele verschillende typen opdrachten uitgevoerd, variërend van bijvoorbeeld het ontwikkelen van concepten en begeleiden van fusietrajecten tot haalbaarheidsstudies en doorlichtingen. Maar wanneer behalen opdrachtgever en opdrachtnemer samen de beste resultaten? Hier zijn tien tips voor effectief opdrachtgeverschap, die wij door de jaren heen hebben verzameld.

  1. Een goed begin is het halve werk! Wat is de vraag waarop je een antwoord wil of het probleem waarvoor je een oplossing zoekt? Schrijf dit kort en bondig op en zorg dat daarover intern overeenstemming is. Wat is de vraag/het probleem en wat is het beoogde eindresultaat? Het adviesbureau kan vervolgens met een passend plan van aanpak komen.
     
  2. Zorg dat alle betrokken organisaties op de hoogte zijn van de inhoud van Tip 1. Als bijvoorbeeld een gemeente een gesubsidieerde instelling wil laten doorlichten, dan moet ook de instelling hiervan op de hoogte zijn. Openheid, transparantie en betrokkenheid leveren een beter eindresultaat op.
     
  3. Bepaal tijdig wie bij het onderzoek betrokken moeten worden. Wie moet in de begeleidingsgroep zitting nemen? Wie moet input leveren? Informeer hen tijdig over hun benodigde inbreng om het adviestraject goed te laten verlopen.
     
    Tjeerd Booij, flickr
  4. Wees realistisch over de doorlooptijd voor de uitvoering van het offerte- en adviestraject. Een te korte doorlooptijd, maar ook een te lange doorlooptijd, kan een negatief effect hebben op de kwaliteit van het eindproduct.
     
  5. Het inhuren van een adviesbureau betekent niet dat je de vraag/het probleem hebt uitbesteed. Als opdrachtgever blijf je eigenaar van het probleem. Dit betekent dat je intern voldoende tijd voor het traject moet inplannen en dat je voldoende tijd moet vrijmaken om kritisch op tussentijdse notities en conceptrapporten te kunnen reageren.
     
  6. Wees open naar de adviseurs. Als het adviestraject niet naar wens verloopt, laat hen dat direct weten. Als het goed verloopt, laat hen dat ook weten. Houd de communicatielijnen kort en open. Daar is iedereen bij gebaat.
     
  7. Vreemde ogen dwingen. Om die reden wordt vaak een adviesbureau ingehuurd. Accepteer dat de adviseur op een andere manier kan kijken naar het vraagstuk dan jijzelf en dat jullie daardoor samen verder komen.
     
  8. Een adviesbureau is onafhankelijk. Dat kan betekenen dat de bevindingen van het bureau niet altijd stroken met die van de opdrachtgever. Dit kan bijvoorbeeld bij haalbaarheidsstudies of doorlichtingen tot mogelijke spanningen leiden. Als opdrachtgever ben je altijd vrij om een oplegnotitie te schrijven waarin jouw zienswijze wordt aangegeven.

    Theo Happé, flickr
  9. Een betrokken opdrachtgever leidt tot een beter eindresultaat. Geef het bureau gevraagd en ongevraagd input. Reageer snel op verzoeken of op notities en als dat niet kan, laat het bureau dat weten. En stel vragen waar zaken onvoldoende duidelijk zijn.
     
  10. Laat de adviseurs, na het opleveren van het eindrapport, weten hoe het verloopt, wat je tegenkomt en welke resultaten worden bereikt. Het eindresultaat is vaak niet het eindrapport, maar het proces dat in werking wordt gezet na het opleveren van het eindrapport.