De Bibliotheken Holland-Rijnland zijn van plan om nauwer en vooral niet-vrijblijvend samen te werken. Daarom wordt overwogen om een regionale backoffice te creëren voor bibliothecaire en/of facilitaire diensten. De bibliotheken vroegen aan LAgroup om een verkennend onderzoek uit te voeren naar de vorming van een dergelijk gezamenlijke backoffice.

De bibliotheken van Katwijk, Leiden, Rijn & Venen, Wassenaar-Voorschoten en de Bollenstreek werken sinds begin 2013 samen onder de noemer Bibliotheken Holland-Rijnland. Deze samenwerking heeft voor het eerst vorm gekregen met een kleinschalig gezamenlijk project rondom laag­geletterdheid. Met dit project wilden de bibliotheken ervaring op doen met de onderlinge samenwerking om op termijn te kunnen inzetten op een minder vrijblijvende vorm van samenwerking, namelijk de vorming van een regionale backoffice voor bibliothecaire en/of facilitaire diensten. Hiermee zou dan onder meer een bezuiniging mogelijk gemaakt moeten worden op onder andere de administratie, personeelszaken, educatie en marketing.

Aanleiding voor deze wens is gevormd door de branchestrategie ‘De bibliotheek levert waarde’ van de Vereniging Openbare Bibliotheken. Onderling verschillen de bibliotheken echter wel van inzicht over het nut en de noodzaak van een gemeenschappelijke backoffice. Mede om die reden vroegen de bibliotheken aan LAgroup om een onderzoek te doen naar (niet-vrijblijvende) samenwerkingsmogelijkheden en vormen om deze samenwerking te organiseren.

Tijdens het onderzoek liepen wij ook aan tegen enerzijds een positieve grondhouding ten aanzien van samenwerking, maar anderzijds verschil van mening over de mate waarin deze samenwerking opgetuigd zou moeten worden en de optimale organisatievorm. We concludeerden dat het zinvol was om in te zetten op samenwerking op het gebied van bibliothecaire backoffice-taken (educatie, programmaontwikkeling, publieksactiviteiten en marketing). Wij kwamen tot drie varianten van een gezamenlijke backoffice:
1. aparte backofficeorganisatie;
2. onderlinge dienstverlening;
3. dienstverlening van backoffice-taken door een van de partners.

We inventariseerden per vorm de voor- en nadelen en concludeerden dat variant 1 het meest zinvol en kansrijk is en tot een kwaliteitsverbetering en een bescheiden kostenbesparing kan leiden.